Das komplette Business immer im Smartphone mit dabei
Tobias Maucher berät als Freiberufler in Berlin Start-ups und kleine Unternehmen zu allen Fragen rund um Innovation, Business Development und Organisationsentwicklung. In seiner Selbständigkeit vertraut er auf neue digitale Lösungen und smarte Apps, die es ihm erlauben, dank Echtzeitsynchronisation immer up2date zu sein und sein Business praktisch vom Smartphone aus zu betreiben.
Bevor er sich 2018 für die Selbständigkeit und einen Umzug in die Bundeshauptstadt entschied, arbeitete Tobias Maucher als Consultant in Stuttgart. Doch ihn lockte Berlin und eine selbstbestimmtere Arbeitsform: Freiberuflich Start-ups zu beraten ist seither sein großes Anliegen. „Die Startup-Szene in Berlin ist unglaublich – groß, dynamisch und voller kreativer Energie. Hier ist ein Geist in der Szene, der meines Erachtens nach in die Mitte der Gesellschaft gehört“, erläutert er seine Motivation. New Work, Social Entrepreneurship und digitale Bohème sind seither die Themen, die seinen beruflichen Alltag prägen. Diese promotet er auch in seinem Herzensprojekt, der rasant wachsende Facebook-Community #WJdigital der Wirtschaftsjunioren, Deutschlands größtem Verband für junge Unternehmer- und Führungskräfte.
Gut geplant: entspannt den Schritt in die Selbständigkeit wagen
Bei aller Kreativität – seinen Schritt in die Selbständigkeit hat Tobias professionell vorbereitet. Neben dem Erstellen eines Businessplans und Fragen der Finanzierung wollten auch Themen wie Büroorganisation, Buchhaltung oder Steuer bedacht sein. Zunächst ging es um die Eröffnung eines Business-Kontos, um geschäftliche und private Finanzen zu trennen. Tobias wählte dafür einen besonderen Anbieter: Kontist – die erste Banking-Lösung ausschließlich für Selbständige. Ohne den üblichen „Papierkram“, ohne Selbstauskunft und mit einem Zeitaufwand von nur etwa zehn Minuten können sie hier ein Konto direkt über ihr Smartphone (via iPhone oder Android) eröffnen. „Es gibt dieselben Kontofunktionen wie bei herkömmlichen Banken, aber nicht die sonst üblichen Gebühren“, erläutert Tobias seine Wahl. Dank entsprechender Kooperationen ist das Geld bei Kontist abgesichert.
Kein böses Erwachen am Monatsende: das Business stets im Blick
Die Kontist-App vereint ein Geschäftskonto mit smarten Extras, die Selbständigen das Leben leichter machen: Das Konto integriert nahtlos verschiedene Buchhaltungs-Tools und hat einen eigenen Finanzmanager, der automatische Steuerrücklagen bildet. Das Besondere daran: Eine Echtzeit-Steuereinschätzung und virtuelle Unterkonten helfen, stets den Überblick zu bewahren. Das ist gerade beim Start in die Selbständigkeit eine besondere Herausforderung. „Mit diesen Lösungen fällt es mir wirklich leicht, mein Business im Auge zu behalten“, so Tobias, „alles wird automatisch und übersichtlich geordnet.“
Die Tools können über dieselbe Benutzeroberfläche wie das Geschäftskonto bedient werden, was ihre Anwendung äußerst komfortabel macht. Erklärtes Ziel ist, dass jeder Selbständige mit einem Blick auf sein Konto weiß, was er zur Verfügung hat; ähnlich einem Angestellten, der seinen Gehaltszettel bekommt und sofort sieht, was ihm monatlich übrigbleibt, weil für ihn Abgaben wie Steuern, Krankenversicherung oder Rentenbeiträge bereits abgezogen sind. „Meinen Cashflow zu kennen, ist mir auch in Hinblick auf meine Liquiditätsplanung sehr wichtig,“ erklärt Tobias. Zahlungseingänge und -ausgänge werden in Echtzeit verbucht. Dazu gibt es eine Push-Nachricht bei jeder Kontobewegung.
Smarte Integration: So lassen sich Kundenkontakte schnell und rechtssicher pflegen
Seit November 2018 kann die Buchhaltungssoftware lexoffice in Kontist integriert werden. „Davor hatte ich mit einer anderen Lösung gearbeitet, habe mich dann aber sofort für den Wechsel entschieden“, so Tobias. „Die Einbindung ist denkbar einfach: Ich musste mich dazu nur einmal aus der App mit der lexoffice-App verbinden.“ Besonders praktisch findet er die Möglichkeit, nicht nur vom Smartphone, sondern auch von seinem Notebook aus auf die Buchhaltungsanwendung zugreifen zu können. Das sei manchmal einfach bequemer. „Mein Laptop und mein Smartphone sind alles, was ich brauche. Mein Büro ist in meinem Rucksack“, erklärt Tobias leichthin, denn Mobilität gehört ganz selbstverständlich zu seinem Arbeitsleben.
Einfach ist es für Tobias nun auch, Angebote, Rechnungen und sogar – wenn nötig – Mahnungen zu erstellen. Während viele „neue“ Selbständige mit Word und Excel zeitaufwändig hantieren, brauchte es mit dieser Lösung nur wenige Minuten, um eine Rechnung zu schreiben – und das garantiert rechtssicher und GOBD-konform. Dabei funktioniert die Software wie ein digitaler Assistent – durch das simple Anklicken der verschiedenen Posten in einer Eingabemaske wird die Rechnung erstellt – vollständig online, ohne die Notwendigkeit eines Downloads. Ist der Kunde erst einmal angelegt, geht es noch schneller. Das ist praktisch, wenn das Geschäft läuft und der Kundenstamm wächst.
„Mit meinen Auftraggebern gab es bislang zum Glück noch keinen Anlass für eine Zahlungserinnerung“, so Tobias, „trotzdem ist es gut zu wissen, dass ich auch dafür ein Tool bei der Hand hätte“. Fakt ist, eine mangelnde Organisation beim Mahnwesen gehört zu den häufigsten Ursachen, warum junge Gründer scheitern. Denn die eigenen Rechnungen können schnell nicht mehr beglichen werden, wenn Kunden säumig sind. „Wenn ich die Leistung erbracht habe und feststelle, dass die Rechnung noch offen ist, will ich nicht zusätzlich unbezahlte Zeit in den Erinnerungs- und Mahnprozess stecken müssen“, meint Tobias. In der App wacht ein automatisierter Zahlungsabgleich über die Zahlungsmoral der Kunden und vergisst dabei nichts. Ist die Zeit reif, kann eine Mahnung mit nur wenigen Klicks versendet werden.
Alles selbst in der Hand: Automatisierung spart Zeit und Geld
Sämtliche Banktransaktionen werden unmittelbar nach Wertstellung der Zahlung direkt in die Konten der Buchhaltungssoftware verbucht. Sind Rechnungen oder Belege mit Transaktionen verknüpft, liest Kontist die Steuerinformationen ein und legt anteilige Steuerbeträge automatisch zurück. Ein Abgleich von Bankkonto, Kartenabrechnung und Buchhaltung ist insofern nicht mehr nötig. „Ich brauche nun nicht mehr mühsam meine Kontoumsätze manuell auf bezahlte Rechnungen überprüfen oder Beträge fürs Finanzamt zurücklegen.
Das erledigt sich jetzt von selbst und spart mir viel Zeit“, erklärt Tobias. „Da es sich als so einfach herausgestellt hat, mache ich zwischenzeitlich sogar meine komplette Finanzbuchhaltung selbst. Mein Steuerberater unterstützt mich nur noch beim Jahresabschluss. So spare ich jeden Monat Geld, habe einen aktuellen Überblick über meine Finanzen und verstehe mehr und mehr von Steuern – sowie von den Möglichkeiten der App.“ Die ist kein fertiges Produkt, sondern wird immer weiterentwickelt. Dazu steht der Anbieter im ständigen Kontakt mit seinen Anwendern, deren Feedback es dazu braucht. Und Kontist hat in Sachen Zusatzservices für Selbständige noch viel vor, denn für den Anbieter gestalten diese die Arbeitswelt von morgen.
Bildquelle WJD/Janine Schmitz/phototek
Quelle PR von Harsdorf GmbH
