Software erleichtert Verwaltung von Ganztagsschulen
Digitalisierung kann auch Schulen und ihren Trägern das Verwaltungsleben leichter machen. Genau dafür wurde 2015 die cloudbasierte Software „Dagomi“ entwickelt.
Sie automatisiert, vereinfacht und beschleunigt die Organisationsarbeit für Ganztagsschulen, indem sie Informationen bündelt, zentral bereitstellt und so die Kommunikation zwischen Schulträger, Schule und Eltern verbessert. Das Schulbüro Minden verwaltet so zwölf Ganztagsschulen.
Nachrichten an die Schule via Dagomi
Welches Schulsekretariat kennt das nicht zur Genüge? Jeden Morgen klingelt x-mal das Telefon. Es wird auf die Mailbox gesprochen, der E-Mail-Posteingang füllt sich und vielleicht gehen sogar noch Faxe ein. Viele möchten lediglich mitteilen, dass ihr Kind heute krank ist, nicht am Mittagessen teilnehmen wird oder heute mal etwas später vom Opa abgeholt werden soll … Viele kleine Informationen, die aus unterschiedlichen Eingangsquellen (Telefon, E-Mail, Mailbox, Fax) zusammengetragen, sortiert und ausgewertet werden müssen: ein großer Aufwand fürs Schulsekretariat, eine Kleinigkeit für Dagomi.
Sammeln, sortieren, weiterleiten – ganz automatisch
Dagomi bündelt und sortiert all diese Infos automatisch. Für die Eltern bedeutet es volle Transparenz und schnelleren Informationsfluss. Ohne Zusatzaufwand! Für die Schule ist es ein riesiger Zeitgewinn: Das Telefon klingelt nicht mehr, alle Informationen gehen ein und werden automatisch richtig zugeordnet. Alle, die es angeht, werden umgehend per Nachrichtensystem über alle Neuigkeiten informiert.
Dagomi kann jetzt auch Mensa
Das Jahr 2018 stand für Dagomi ganz im Zeichen kontinuierlicher Verbesserung: Neue Funktionen kamen hinzu, vorhandene wurden optimiert. Eine höchst nützliche Funktion ist auf Wunsch einer Schule neu entwickelt worden: Dagomi hilft nun auch, die Mensa zu verwalten.
Die Ausganssituation vor Dagomi
Die Schule arbeitet mit Vorauskasse: Die Eltern zahlen im Sekretariat z. B. 50 EUR ein. Ein Mittagessen kostet z. B. 3 EUR. Folglich wird das Konto an jedem Schultag mit 3 EUR belastet. Aufgebrauchte Konten müssen aufgeladen werden. Dies alles verwaltet das Sekretariat schriftlich mit Listen. Wechselnde Speisepläne, Kinder, die sich vom Essen abmelden (etwa wegen Erkrankung) etc.: Es entsteht auf Seite der Schule ein erheblicher Aufwand.
Die Lösung mit Dagomi
Dagomi sorgt für enorme Vereinfachung: Die Eltern übernehmen mit Hilfe von Dagomi selbst das Management. Lediglich das Geld muss derzeit noch bar in der Schule eingezahlt werden. Das Integrieren einer Online-Bezahlfunktion, um das Konto aufzuladen, ist aber bereits in Arbeit.
Safety first!
Die Sicherheit der Daten ist heute sehr wichtig. Deswegen können sich Eltern bei Dagomi nicht selbst registrieren, sondern die Schule muss das Profil eines jeden Schülers freigeben: Mit einem Klick im Profil des Schülers wird ein Eltern-Profil erstellt und ein 6-stelliger Freischaltcode generiert. Diesen Code bekommen die Eltern dann zugeschickt. Diese schalten damit das eigene Profil frei und verwalten nun selbst die Essensteilnahme ihres Kindes. Das schmeckt Eltern und dem entlasteten Schulsekretariat.
Quelle Dagomi
