Mitarbeiterbefragungen sind ein ideales Diagnoseinstrument, um die Stärken und Schwächen in einem Unternehmen zu identifizieren und um mithilfe gezielter Veränderungsmaßnahmen die Leistungsfähigkeit des Unternehmens messbar zu steigern. Welche Regeln zu beachten sind, damit die Erhebung und die Follow-up-Prozesse von Erfolg gekrönt wird, fasst Matthias Diete, Vorstand der Konstanzer Cubia AG zusammen.
1. Commitment der Geschäftsleitung
Wer eine Mitarbeiterbefragung plant und durchführt, benötigt den vorbehaltlosen Rückhalt der Geschäftsleitung. In der Regel ist die Geschäftsführung Initiator und Auftraggeber der Mitarbeiterbefragung und erstellt zum Beispiel eine Beschlussvorlage zur Durchführung der Erhebung. Für die Projektverantwortlichen ist es wichtig, dass die Geschäftsführung hinter dem Vorhaben steht, um einen hinreichend großen Handlungsspielraum und die nötige Rückendeckung zu haben, damit die Erhebung gelingt.
2. Einbindung des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens ist frühzeitig einzubeziehen, damit den Mitarbeitern deutlich gemacht werden kann, dass die Anonymität der Befragten gesichert ist und die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz eingehalten werden. Der Datenschutzbeauftrage sollte mit dem externen Beratungsunternehmen einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV-Vertrag) abschließen.Dadurch ist gewährleistet, dass die gesetzlichen und innerbetrieblichenDatenschutz-Bestimmungen eingehalten werden.
3. Rahmenbedingungen
Unternehmen ist zu empfehlen, sich frühzeitig von einem externen Beratungsunternehmen, das für sie die Erhebung durchführt, zu wichtigen Rahmenbedingungen beraten zu lassen. Gemeinsam sollten die wichtigsten Parameter für die Mitarbeiterbefragung festgelegt werden. Zu klären sind etwa, welche Mitarbeitergruppen teilnehmen dürfen und ob auch Auszubildende, Zeitarbeiter, Langzeitkranke, Mitarbeiter in Elternzeit etc. befragt werden sollen. Zu regeln ist zudem, wann die Erhebungerfolgen soll und ob bzw. welche Ferientermine zu beachten sind. Festzulegen ist darüber hinaus, welche Befragungsmedien (Online/Papier) verwendet werden sollen bzw. können. Bei international tätigen Unternehmen sollte des Weiteren frühzeitig geklärt werden, in welchen Sprachen die Befragung angeboten werden soll.Rahmenparameter und Milestones sind zu definieren.
4. Information und Einbindung aller Prozessbeteiligten
Die Information zum Projekt Mitarbeiterbefragung sollte von Beginn an umfassend sein. Neben der Arbeitnehmervertretung sind alle weiteren wichtigen Prozessbeteiligten, etwa Teilprojektleiter, IT, Führungskräfte etc., über die Rahmenbedingungen der Befragung und jeweiligen Rollen zu informieren und in den Prozess einzubinden. Dadurch lässt sich eine mögliche „Vereinnahmung“ der Mitarbeiterbefragung durch bestimmte Interessensgruppen verhindern. Geben Sie einer Hidden Agenda keine Chance!
5. Prozesstransparenz
Die Kommunikation im Rahmen des Projekts sollte offen und transparent sein. Die Mitarbeiter sollten frühzeitig den Anlass, die Ziele und das Procedere der Mitarbeiterbefragung erfahren. Wichtig ist es, Anonymität und Datenschutz zu betonen, damit keine Ängste und Vorbehalte entstehen. Beugen Sie Gerüchten vor.
6. Fragebogen
Der Fragebogen ist das Herzstückder Mitarbeiterbefragung. Umfang und Qualität des Fragebogens entscheiden wesentlich darüber, ob die gewünschten inhaltlichen Ziele der Mitarbeiterbefragung erreicht werden können. Die Konzeption des Fragebogens ist bereits entscheidend für die weiteren Folgeprozesse. Unternehmen ist zu empfehlen, sich von erfahrenen Experten einen Fragebogen entwickeln zu lassen, der für die Situation und den Informationsbedarf der Organisation optimiert ist. Lassen Sie einen für Ihre Bedürfnisse optimalen Fragebogen entwickeln.
7. Anonymität und Vertraulichkeit
Geeignete Verfahren garantieren die Anonymität der Befragten. Ideal sind Verfahren, bei denen zu keinem Zeitpunkt eine logische oder technische Verbindung zwischen dem eingeladenen Mitarbeiter, einem Zugangscode und den gegebenen Antworten besteht.Sichern Sie nachprüfbar die Anonymität der Teilnehmer im Befragungsprozess.
8. Ergebnisberichte
Ergebnisberichte sind handlungsanleitende Arbeitsmaterialien, dieden Führungskräften einen einfachen und schnellen Einstieg in die geplanten Folgeprozesse ermöglichen.Die Berichte sollten verständlich und klar im Aufbau sein und die Analyse durch grafische Elemente erleichtern. Führungskräfte müssen auf einen Blick erkennen können, wo die spezifischen Stärken und Schwächen ihrer Organisationseinheit liegen. Lange Zahlenfriedhöfe sind kontraproduktiv. Auch pauschale Empfehlungen und automatisierte Textbausteine sind wenig geeignet, die Ergebnisaufarbeitung zu unterstützen.Geben Sie Ihren Führungskräften aussagekräftige Berichte an die Hand!
9. Management-Bericht und Präsentation
Das Beratungsunternehmen sollte einen aussagekräftigen Management-Bericht für die Geschäftsleitung erstellen und diesen präsentieren. Der Management-Bericht sollte neben tiefergehenden statistischen Analysen zu Wirkzusammenhängen und Stellhebel auch Benchmarks sowie Empfehlungen und Hinweise auf besonders auffallende Teilergebnisse beinhalten. Nutzen Sie die Expertise Ihres externen Partnerunternehmens und geben Sie Ihrer Geschäftsführung eine professionelle, valide Rückmeldung zu den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung. Schaffen Sie eine optimale Grundlage für strategische Entscheidungen!
10. Ableitung konkreter Veränderungsmaßnahmen
Alle Mitarbeiter sollten über das Gesamtergebnis der Mitarbeiterbefragung informiert werden und erfahren, welche Erkenntnisse und Zielvorgaben die Geschäftsführung daraus ableitet. Unterstützen Sie die Führungskräfte bei Bedarf bei der Aufarbeitung der Ergebnisse und der Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen, die ihren Verantwortungsbereich betreffen. Entwickeln Sie eine Strategie, um Verbesserungsmaßnahmen zu initiieren.
11. Erfolgsmessung
Die in der Organisation stattfindenden Folge- und Verbesserungsmaßnahmen sollten dokumentiert und (statistisch) ausgewertet werden.Sie sollten in der Lage sein, Ihrer Geschäftsleitung über die durch die Mitarbeiterbefragung ausgelösten Maßnahmen und Entwicklungen zu berichten. Nutzen Sie dafür effiziente IT-gestützte Lösungen.Ihr externer Partner sollte Ihnen dafür Vorschläge machen können. Zur geeigneten Zeit kann eine Wiederholung der Befragung die erreichten Veränderungen und Trends aufzeigen.Messen Sie den nachhaltigen Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung!
Leserservice: HR-Experte Matthias Diete steht Unternehmen, die eine Mitarbeiterbefragung durchführen möchten, für ein kostenfreies Beratungsgespräch zur Verfügung.
Autor: Matthias Diete
Matthias Diete ist Gründer und Vorstand der Cubia AG. Die Cubia AG bietet Unternehmen professionelle Lösungen für ihre Personal und Organisationsentwicklung. Dazu zählen insbesondere die Planung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren sowie die Unterstützung bei der Implementierung und Realisierung von Veränderungsprojekten.
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Quelle Michael Gestmann
