Mit Kosten von teilweise mehr als 100.000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter zählen Außeneinsätze zu den teuersten Posten in Unternehmen. Angesichts dieser immensen Summe pro Mitarbeiter stehen hohe vermeidbare Kostenbelastungen im Raum, die sich viele Unternehmen aufgrund enorm gestiegener Kosten im internationalen Wettbewerb gar nicht mehr leisten können.
Vor allem unberücksichtigte indirekte Kosten und mangelnde Effizienz bei der Planung fallen ins Gewicht, teilweise auch Abrechnungsbetrug.
Unproduktive Arbeitszeit als zentraler Treiber für hohe Personalkosten
Im Unternehmensalltag verursachen vor allem Wartezeiten aufgrund fehlenden Materials oder zögerlicher Freigaben hohe, vermeidbare Kosten. Ist die Einsatzplanung im Außendienst nicht realistisch, fallen unnötige Überstunden an. Auch unwirtschaftlich zusammengestellte Teamgrößen und fehlende Qualifikationen können Außeneinsätze länger und somit teurer als notwendig machen. Bei der Planung müssen sich Arbeitskapazitäten am tatsächlichen Bedarf orientieren, was eine fundierte Beschäftigung mit den Zielen des jeweiligen Projektes erfordert.
Optimierung von Fahrtwegen spart Zeit & Geld
Zu lange Fahrtwege und vermeidbare Zusatzfahrten gehen für Unternehmen angesichts stark gestiegener Energiekosten unnötig ins Geld. Nicht nur der Kraftstoff verursacht Kosten, auch die Vergütung der Fahrzeit und indirekt der Verschleiß. Das zeigt, wie wichtig auch indirekte Kostenfaktoren für Unternehmen bei Außeneinsätzen sind. Es gilt, diese Faktoren unternehmensspezifisch zu bestimmen und im Sinne des Controllings so konkret wie nur möglich zu beziffern. Klare Handlungsanweisungen für Mitarbeiter im Außendienst sind eine präventive Maßnahme, um kostenintensive Zusatzfahrten zu vermeiden.
Langfristige Planung spart Kosten bei Außeneinsätzen
Zudem sollte bei der Auswahl von Unterkünften nicht nur der reine Übernachtungspreis berücksichtigt werden, auch weitere Mobilitätskosten vor Ort können sich bei höherer Entfernung summieren.
Insofern sollte die Unterkunft wirtschaftlich auf das Team abgestimmt werden. Neben klassischen Hotels können auch Ferienwohnungen, sogenannte Serviced Apartments oder deutschlandweite Monteurzimmer zur Unterbringung in Frage kommen. Zu prüfen sind auch Optionen für die Selbstversorgung, wobei es für anfallende Verpflegungskosten verbindliche Regeln, Grenzen und transparente Dokumentationspflichten geben muss.
Lieferketten und Logistik: Hier wird Stillstand besonders teuer
Die Unsicherheiten aufgrund unzuverlässiger Lieferketten sind für alle Unternehmen in den letzten Jahren größer geworden. Unterbrechungen durch falsche oder nicht rechtzeitig gelieferte Materialien fallen vor diesem Hintergrund für Unternehmen finanziell immer stärker ins Gewicht. Daher kommt eine strategisch zentrale Bedeutung zu: Material und Personaleinsatz müssen exakt auf Projekt und Deadline abgestimmt werden.
Material oder Maschinen müssen für effiziente Prozesse bei Bedarf auch flexibel gemietet werden können, zu vernünftigen Konditionen versteht sich. Checks zu Beginn und immer wieder während des Außeneinsatzes müssen dabei helfen, Handlungsbedarf frühzeitig erkennbar zu machen. Kommt das Projekt erst ins Stocken, ufern die Kosten erfahrungsgemäß aus.
Planungsfehler und Nacharbeiten waren schon immer teuer
In der angespannten Kosten- und Wettbewerbssituation stellt eine unnötige Vervielfachung von Kosten eine nachhaltige Gefahr für die Profitabilität des Unternehmens dar. Anforderungen und Verantwortlichkeiten sind daher bei jedem Projekt bzw. Außeneinsatz konkret zu benennen und strikt einzuhalten.
Ganzheitliches Qualitätsmanagement und eine entsprechende Sensibilisierung des Personals können nachhaltig dafür sorgen, kostenintensives Nacharbeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Effiziente Kommunikation muss zu jeder Zeit sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter alle notwendigen Informationen und Ressourcen für das anvisierte Projektende nutzen kann.
Kosten während des Projekts dynamisch kontrollieren & optimieren
Liegen alle Kosten und Rechnungen nach dem Außeneinsatz auf dem Tisch, ist es für Optimierungen zu spät. Daher muss bei jedem Außeneinsatz ein aussagekräftiges Monitoring aller Kosten mit festgelegten Kriterien erfolgen.
Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche sind für Unternehmen günstiger als Nachkalkulationen. Fehler oder Erkenntnisse aus abgeschlossenen Außeneinsätzen sollten für nachhaltige Optimierung konsequent für Folgeprojekte genutzt werden. Professionelles Fuhrparkmanagement, Optimierung von Routen sowie Reisenebenkosten können einen messbaren Beitrag zur Kostensenkung für Unternehmen bei Außeneinsätzen leisten.
Entscheidend sind die Gesamtkosten des Außeneinsatzes, nicht einzelne Niedrigpreise
So klein eine Summe bzw. Mikro-Leistung auch im einzelnen Fall erscheinen mag: Auf das Jahr hochgerechnet ergeben sich hohe Summen, die Außeneinsätze für Unternehmen unnötig teuer machen. Frühzeitige Planung hinsichtlich personeller und materieller Ressourcen, funktionale Logistikprozesse, effiziente Tools und Kommunikation, konsequente Einbindung des Controllings und die Orientierung an Kennzahlen für die eigene Branche sollten einen nachhaltigen Beitrag zur Optimierung der Kosten bei Außeneinsätzen leisten.
Bild von Rodrigo Salomón Cañas auf Pixabay
Autorin: Beatrice Wesenberg, Vermietungsexpertin für Monteurunterkünfte
